Spedire all’estero: le opzioni a tua disposizione

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Di Lando Barbagli /

illustrazione di Francesco Zorzi

Spedire all’estero: le opzioni a tua disposizione

Se stai pensando di espandere il business del tuo e-commerce oltre i confini nazionali, raggiungendo clienti anche in altre parti d’Europa e del mondo, dovrai tenere presente una serie di dettagli indispensabili per gestire il tutto al meglio.

È normale che ti sorga anche qualche dubbio, per esempio, potresti non avere le idee chiare sui documenti da preparare per accompagnare la tua merce, o su come calcolare peso e dimensioni del pacco, o magari sull’imballaggio più adatto per una spedizione internazionale. 

Ecco perché oggi abbiamo preparato una guida completa per spedire all’estero pacchi e documenti cartacei: vediamo insieme, passo per passo, tutto ciò che ti è utile sapere. 

Spedire all’estero: da dove iniziare

Come vedremo, quando dobbiamo spedire un pacco all’estero, il livello di complessità della spedizione aumenta. Proprio per questo è fondamentale essere ben attrezzati sia dal punto di vista strategico che tecnico: solo un’ottima resa in termini di performance e attenzione al processo logistico soddisferà appieno le esigenze dei tuoi clienti, permettendo così al tuo e-commerce di crescere.

In caso come questo, le funzionalità che offriamo con isendu sono particolarmente importanti: grazie all’automazione del flusso, puoi gestire contemporaneamente più canali di vendita, controllando la gestione degli ordini, le lettere di vettura, la stampa delle etichette e le notifiche di tracking. 

Via via che aumenta la complessità, isendu è al tuo fianco per semplificare l’iter, aiutarti a risparmiare tempo e azzerare il rischio di errore

Spedire un pacco all’estero

Innanzitutto, ti sarà utile sapere che – scegliendo il corriere e i partner giusti per la tua spedizione – i tuoi pacchi possono arrivare (quasi!) dappertutto in massimo 5 giorni lavorativi

Ovviamente dipenderà dalla modalità di spedizione scelta, ma intanto, per avere una panoramica generale, puoi tenere presente le seguenti tempistiche per le destinazioni di spedizione più frequenti: 

  • consegna in Europa Zona 1 (Austria, Belgio, Danimarca, Francia, Germania, UK, Irlanda, Spagna isole escluse, Lussemburgo, Olanda) ed Europa Zona 2 (Romania, Slovacchia, Slovenia, Svezia, Ungheria, Bulgaria, Grecia escluse le isole, Lettonia, Lituania, Croazia, Estonia, Finlandia, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca):  3 giorni lavorativi, oltre a quello di ritiro. La stessa tempistica è garantita anche per il Regno Unito. 
  • consegna negli Stati Uniti e in Cina: tra 3 e 5 giorni lavorativi. 

Calcolare peso e dimensioni

Tariffe e modalità di spedizione variano ovviamente anche in base alle dimensioni del tuo pacco: ecco perché è molto importante saper calcolare peso e misure, che ti verranno ovviamente chieste anche dal corriere con cui organizzi lo shipping. 

Le coordinate che dovrai inserire possono essere diverse a seconda del partner logistico con cui lavori:

  • dimensioni: altezza, lunghezza, altezza e profondità
  • peso effettivo: ovvero il peso complessivo del pacco, che comprende quindi il peso della merce più l’imballaggio e la scatola esterna 
  • peso volumetrico: si tratta di una modalità di misurazione che tiene conto non solo del peso effettivo, ma anche del volume del pacco. Per i corrieri è molto importante conoscere questa misura, perché permette di capire come organizzare lo spazio all’interno del mezzo di trasporto utilizzato. Per sapere come calcolare il peso volumetrico, puoi leggere la nostra guida completa sulle dimensioni di un pacco postale. 
  • peso tassabile: ovvero quello che verrà scelto – tra peso effettivo e volumetrico – per fissare il prezzo della spedizione. Generalmente, i corrieri chiedono entrambi i pesi sopracitati, e tassano il maggiore. 

Scegliere il corriere più conveniente

Quando devi scegliere il corriere giusto per il tuo e-commerce per effettuare le tue spedizioni all’estero, affidarsi a un nome autorevole gioca ovviamente un ruolo fondamentale.

Partner affidabili come UPS, FedEX e DHL offrono diverse condizioni di spedizione all’estero, anche con speciali tariffe economiche

In generale, il corriere più conveniente non è solo quello che ti permette di ottenere la tariffa migliore, ma soprattutto quello che soddisfa tutte le esigenze tue e dei tuoi clienti in termini di sicurezza e tempistiche di consegna

Per esempio, se vendi prodotti personalizzati con frasi, immagini o dettagli creativi, può essere che i tuoi utenti abbiano necessità di ricevere il loro ordine entro una determinata data o comunque il prima possibile, perché si tratta di regali. Dovrai quindi chiederti qual è il corriere che ti garantisce una consegna sicura, nel minor tempo e sempre con la massima affidabilità, anche nel caso in cui tu debba gestire il reso richiesto dal cliente.

Scegliere l’imballaggio

Come scegliere l’imballaggio giusto per i pacchi da spedire oltre confine oppure oltreoceano? Ecco alcuni consigli da tenere a mente:

  • valuta innanzitutto le caratteristiche del prodotto: se è deperibile, fragile o potenzialmente pericoloso, lo dovrai ovviamente imballare seguendo le disposizioni doganali e le linee guida che trovi sul sito del corriere
  • scegli un imballaggio sicuro: punta sulla qualità dei materiali, in modo che una volta arrivato a destinazione, il tuo pacco sia integro e non rovinato. Ricorda, il primo vero contatto del tuo utente con il tuo brand inizia nel momento in cui tiene la confezione in mano!
  • scegli anche un buon imballo di riempimento: a seconda dell’oggetto che spedisci, puoi optare per polistirolo, paglia, trucioli, cuscini o sacchetti in polietilene. Compi questa scelta anche pensando alle caratteristiche che valorizzano il tuo brand, perché sia l’imballaggio che il packaging sono un potentissimo strumento di marketing: se, per esempio, commerci prodotti di abbigliamento in fibra tessile organica e sostenibile, puoi optare per un materiale di riempimento 100% naturale, e magari riutilizzabile, per essere coerente con i valori della tua azienda. 
  • non dimenticare che l’imballaggio deve essere per te veloce da realizzare e per il tuo cliente veloce da scartare: scegli quindi una modalità di confezionamento accurata, ma che consenta a entrambi di risparmiare tempo. 

Scegliere la tariffa giusta per le spese di spedizione 

Quando si spedisce all’estero, il tema delle spese di spedizione è molto importante: dovrai infatti decidere se assorbire le tariffe doganali o lasciarle a carico del cliente, così come sarà necessario decidere se ci sono i margini per una spedizione gratuita o se è necessario aggiungere una spesa dedicata solo allo shipping.  

I fattori da considerare sono diversi, e per compiere la scelta giusta è necessario avere una visione d’insieme chiara sia sulle regole del commercio estero che sulla strategia di marketing che vuoi adottare. 

Le opzioni a tua disposizione possono essere:

  • rendere possibile la spedizione all’estero solo verso alcuni Paesi, e impostare un costo della merce che comprende anche le spese di spedizione
  • istituire un programma fedeltà che permette a clienti fidelizzati di non pagare queste spese
  • impostare coupon e promozioni che, periodicamente, permettono di accedere allo shipping gratuito 
  • escludere le spese di spedizione, e fissare un prezzo fisso a carico del destinatario
  • annullare le spese al raggiungimento di una certa soglia di prezzo 
  • far scegliere al tuo cliente che tipo di spedizione vuole: avrà un’opzione gratuita, con consegna sicuramente più lunga, e una o più opzioni a pagamento, con possibilità di ricevere la merce in minor tempo. 

Documenti necessari per spedire all’estero

Che documentazione dovrai poi preparare per le spedizioni internazionali, e quali sono le informazioni di cui devi essere in possesso? Vediamolo insieme:

  • HS code o codice doganale, sistemi di identificazione internazionali della merce
  • fattura commerciale, necessaria per spedire fuori dall’Unione Europea. Si tratta di un documento doganale specifico che permette ai tuoi pacchi di essere identificati rapidamente
  • moduli doganali CN22 e CN23, anch’essi necessari per le spedizioni extra UE. Questi documenti identificano gli articoli inclusi nei pacchi, il loro valore, il mittente e il destinatario e i tutti i partner logistici coinvolti 
  • Incoterms (International Commercial Terms), termini di consegna internazionale standardizzati che aiutano di diversi paesi a interpretare correttamente la modalità di trasporto impostate per il pacco.

Lettere, pacchi, buste: come organizzare le spedizioni all’estero

Spedire all’estero una lettera o una busta è più semplice che spedire un imballaggio: ci sono numerosi servizi che permettono l’invio di materiale cartaceo anche oltre i confini nazioniali. 

Gli elementi da tenere in considerazione sono:

  • bisogna acquistare il francobollo relativo all’area geografica verso cui si spedisce 
  • l’imballaggio del prodotto è comunque molto importante: potrebbe essere necessario scegliere per esempio una busta imbottita con pluriball, per proteggere i documenti all’interno sia da traumi che da umidità
  • se per esempio spedisci documenti, puoi valutare di assicurare la tua spedizione, scegliendo quindi un corriere che garantisce una buona tariffa da questo punto di vista
  • considera che i tempi di recapito della corrispondenza cartacea possono essere più lunghi, specialmente se si usano i servizi postali nazionali. 

Come spedire all’estero risparmiando

Calcolare in modo accurato il budget che investi sulle spedizioni all’estero è sicuramente molto importante: come accennato, dovrai compiere un’attenta valutazione delle numerose opzioni che i corrieri e i servizi di logistica propongono, tenendo però sempre presente che ciò che conta più di tutto è l’esperienza complessiva che vive il tuo cliente.

La domanda giusta da farti per spedire all’estero risparmiando non è quindi “qual è il corriere con cui spendo meno?” e nemmeno “qual è il packaging meno dispendioso?”: il  nostro consiglio è di chiederti con attenzione qual è la customer experience più soddisfacente che puoi offrire ai tuoi utenti, e quanto tempo impieghi tu per organizzare al meglio la logistica e le spedizioni. 

Dovrai quindi mettere sul piatto della bilancia la sicurezza, l’affidabilità e la velocità della tua spedizione, insieme all’importanza del tuo tempo e alla necessità di gestire tutto in modo chiaro e lineare, senza margine di errore. 

Ed è proprio qui che isendu ti può affiancare, aiutandoti a risparmiare fino all’85% del tempo dedicato all’organizzazione delle spedizioni, permettendoti di raggiungere clienti in tutto il mondo in pochi click! 

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Lando Barbagli

Lando Barbagli

CEO di isendu

Amo creare aziende animate da un forte senso di appartenenza.

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